Congé individuel de formation

Généralités

Le congé individuel de formation permet de:

• participer à des formations,
• se préparer et participer à des examens,
• rédiger des mémoires,
• accomplir tout autre travail en relation avec une formation éligible.

Pour bénéficier du congé individuel de formation, les salariés du secteur privé doivent:

• être normalement occupés sur un lieu de travail situé au Luxembourg,
• être liés par un contrat de travail à une entreprise ou association légalement établie et active au Luxembourg,
• avoir une ancienneté de service d'au moins 6 mois auprès de leur employeur au moment de la demande de congé.

Les indépendants et personnes exerçant une profession libérale doivent être:

• affiliés depuis au moins 2 ans à la sécurité sociale luxembourgeoise,
• domiciliés professionnellement au Luxembourg,
• actifs sur le territoire luxembourgeois.

Peuvent également bénéficier de ce congé, les personnes qui se préparent et se présentent à un championnat ou à un concours national ou international en relation avec la promotion de la formation professionnelle ainsi qu'un accompagnateur par candidat. Par accompagnateur, il y a lieu d’entendre une personne spécialisée dans le domaine professionnel du candidat qui participe au championnat ou au concours (p.ex. Luxskills, Euroskills et Worldskills). L’accompagnateur doit être apte à conseiller et à surveiller le candidat qu’il soutient.

Les candidats ne doivent répondre à aucune condition d'âge ou de résidence.

Formations éligibles

Les formations éligibles peuvent être proposées au Luxembourg ou à l'étranger, par les:

• institutions bénéficiant du statut d'école publique ou privée reconnues par les autorités publiques et délivrant des certificats reconnus par ces mêmes autorités,
• chambres professionnelles,
• communes,
• fondations, personnes physiques et associations privées agréées par le ministre de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse,
• ministères, administrations et établissements publics,
• organismes de formation privés agréés au Luxembourg ou dans un pays membre de l'UE.

Les formations peuvent ou non avoir un lien direct avec le poste de travail occupé. Elles peuvent avoir lieu pendant les heures de travail, en cours du soir ou le weekend. Les formations à distance sont également éligibles.

Les formations prévues et cofinancées par d'autres dispositions légales ne sont pas éligibles.

Démarches

La demande de congé individuel de formation doit être introduite 2 mois avant le début du congé sollicité. L'employeur doit donner son avis lors de la demande du salarié.

Pour introduire sa demande, le salarié doit:

• compléter le formulaire de demande d'octroi de congé-formation, disponible en ligne via MyGuichet.lu
• obtenir l'avis de son employeur,
• envoyer ensuite au Service de la formation professionnelle du ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse (MENJE) le formulaire dûment complété et les pièces justificatives demandées (certificat d'inscription à la formation avec le nombre total d'heures et de la durée exacte, certificat d'affiliation à la sécurité sociale).

Le salarié est informé, par courrier, du nombre de jours de congé attribués.

Après la formation, il devra se faire remettre par l'organisme de formation une attestation en triple exemplaire, prouvant qu'il a bien utilisé le congé dans le but déclaré et en remettre immédiatement 2 exemplaires à l'employeur.

L'employeur doit:

• compléter la section du formulaire de demande d'octroi de congé-formation de son salarié qui lui est réservée, en indiquant son avis et en le motivant s'il est négatif,
• compléter la déclaration de remboursement disponible en ligne via MyGuichet.lu, joindre les pièces demandées (certificat(s) de participation, fiche(s) de salaire de la période correspondante, attestation patronale indiquant la/les date(s) exacte(s) du/des jour(s) congé-formation effectivement pris, copie de l'accord ministériel…) et les envoyer au MENJE.

Avis négatif de l'employeur

L'employeur ne peut pas refuser la demande de congé-formation. Il peut exprimer un avis négatif.

En cas d'avis négatif de l'employeur:

• le congé peut être différé si l'absence résultant du congé sollicité risque d'avoir une répercussion majeure préjudiciable à l'exploitation de l'entreprise ou au déroulement harmonieux du congé annuel payé du personnel,
• le salarié peut néanmoins envoyer le formulaire de demande au MENJE. Ce dernier le transmet à une commission consultative, qui émet un avis sur les délais de report. Le MENJE prend sa décision en fonction de cet avis.

Les indépendants et personnes exerçant une profession libérale peuvent introduire leur demande en ligne via MyGuichet.lu.

La démarche est analogue à celle décrite ci-dessus. Seuls le formulaire et les pièces demandées diffèrent. Après la formation, l'indépendant/la personne exerçant une profession libérale complète une déclaration de remboursement accompagnée d'une attestation de participation et d'un certificat de revenu.

Nombre de jours et durée

Détermination du nombre de jours

Le nombre total de jours de congé-formation dépend de la durée de la formation en heures définie par l'organisme de formation. Il représente 1/3 du temps consacré à la formation.

Le nombre d'heures de formation est converti en nombre de journées de travail: 8h de formation = 1 jour de travail.
Le quotient ainsi calculé est divisé par 3 pour obtenir le nombre de jours de congé-formation.
Le résultat est arrondi, le cas échéant, à l'unité inférieure.

Exemple de calcul pour une formation de 30 heures

30 : 8 = 3,75 journées de travail
3,75 : 3 = 1,25 jour de congé-formation (à arrondir à l'unité inférieure)
Une formation de 30 heures donne droit à 1 jour de congé-formation

Durée maximale

Chaque bénéficiaire dispose de 80 jours de congé-formation qu'il peut prendre tout au long de sa carrière professionnelle. Sur une période de 2 ans, le nombre maximal de jours de congé-formation attribuable est de 20 jours. Chaque période de 2 ans commence avec l'année du premier congé individuel de formation.

Durée minimale

La durée minimale du congé-formation est de 1 jour. L'intéressé doit donc s'inscrire à une formation durant au moins 24 heures pour être éligible au congé-formation (24 heures / 8 = 3 jours de travail / 3 = 1 jour de congé-formation).

Pour les salariés qui travaillent à temps partiel, les jours de congé-formation sont calculés proportionnellement au temps de travail.

Pendant la durée du congé-formation, les dispositions légales en matière de sécurité sociale et de protection de l'emploi restent applicables.

La durée du congé-formation:

• est assimilé à une période de travail effectif;
• ne peut pas être déduite des jours de congé annuel de récréation.

Indemnité compensatoire

Pour le salarié, chaque jour de congé accordé donne droit à une indemnité compensatoire, égale à son salaire journalier moyen, payée par l'employeur. L'employeur avance l'indemnité et se fait rembourser par l'État du montant de l'indemnité et de la part patronale des cotisations sociales.

Pour l'indépendant et la personne exerçant une profession libérale, l'indemnité compensatoire payée par l'État est fixée sur la base du revenu ayant servi pour le dernier exercice cotisable comme assiette de cotisation pour l'assurance-pension.

L'indemnité compensatoire ne peut dépasser le quadruple du salaire social minimum pour salariés non qualifiés (10.283,72€ / indice 944,43 au 1er janvier 2024).

Chaque déclaration de remboursement doit être accompagnée d'un certificat renseignant sur le taux de cotisation à l'Assurance-accident correspondant à l'année au cours duquel le congé-formation a été pris.